Nel corso degli anni, abbiamo accumulato diverse esperienze nell’organizzazione e nel coordinamento, in fatto di marketing e comunicazione, di alcuni importanti festival di danza, musica, teatro. Tra questi: il Festival Puccini di Torre del Lago, il Napoli Teatro Festival, Novara Jazz, Oriente Occidente o, per fare un esempio più recente, Festival della Valle d’Itria, Tolfa Jazz, Impacta Festival e Hystrio Festival.
Perché parlarvi di questo? Perché così possiamo provare a rispondere alla domanda: da dove si inizia a coordinare il marketing e la comunicazione di un festival?
Si tratta di un lavoro molto complesso che difficilmente può essere sintetizzato in un paio di pagine e che, oltretutto, è diverso di caso in caso. Ciononostante, abbiamo comunque provato a raccogliere in questo articolo i nostri “appunti di viaggio”, le nostre esperienze a riguardo.
Ripercorriamone, quindi, le tappe principali.
ANALISI PRELIMINARI
Alla base di tutto, prima ancora dello sviluppo dal punto di vista artistico, bisogna chiedersi a cosa vuole rispondere il nostro festival. È fondamentale, infatti, non solo a livello di marketing per costruire un “prodotto” di qualità e di successo, ma si rivelerà in seguito cruciale anche per la comunicazione dell’evento.
Per un festival è fondamentale l’analisi del contesto su due livelli, endogeno ed esogeno. Partendo dal primo, uno degli elementi cruciali e preliminari è la scelta della location che ospiterà la manifestazione. Ecco alcune domande che è utile farsi:
È uno spazio fisso o sono più luoghi? È all’aperto o al chiuso? Quale si adatta meglio ad ospitare il nostro palinsesto in termini di spazio, costi, raggiungibilità? Che disponibilità ci offre dal punto di vista delle tempistiche?
È evidente che dalla location individuata dipende il numero dei posti disponibili, un elemento su cui occorre ragionare con attenzione per evitare di non riempire a sufficienza l’evento.
A livello esogeno, invece, tocca guardarsi intorno nel contesto di riferimento e chiedersi: ci sono altre manifestazioni simili o diverse che potrebbero togliere interesse/visibilità al nostro evento? Se sì, quali e soprattutto quando e dove avranno luogo? Possono per qualche ragione da capire entrare in contrasto con il nostro festival?
Se le risposte a queste domande saranno soddisfacenti, si potrà quindi procedere alla nota forse più dolente: la scheda costi. È, infatti, indispensabile preventivare tutte le spese connesse al festival, per definire un’entità economica totale con cui misurarsi. È qui che bisognerà individuare il cosiddetto “break-even point”, il punto di pareggio che ci aiuterà a capire quanti ricavi occorreranno per non andare in perdita.
SVILUPPO
Una volta smarcate le questioni di fattibilità dal punto di vista logistico ed economico, si passa alla fase decisionale e di sviluppo.
Dal punto di vista organizzativo, dobbiamo innanzitutto creare uno schema di lavoro che, in vista dell’evento, stabilisca ruoli, tempistiche, responsabilità.
Successivamente: procedere con la costruzione della proposta artistica e infine cercare i fornitori per le diverse esigenze a cui rispondere.
Infine lavorare sul pricing: è infatti il momento di fissare i prezzi del nostro festival e declinarlo in opportune scelte di marketing.
Poi bisogna lavorare sulla comunicazione. Ma come?
Innanzitutto sviluppando un concept di comunicazione. Questo comprende il naming, che è molto importante. Da esso, verrà poi sviluppata l’immagine coordinata e tutto questo si tradurrà poi in scelte che influenzeranno tutta la comunicazione e la promozione.
IMPLEMENTAZIONE
Questa è la fase in cui tutto quello che abbiamo sviluppato finora, soprattutto dal punto di vista della comunicazione, deve tradursi in azioni concrete. È qui, infatti, che si passa al piano più operativo che, tra le altre cose, richiede la produzione/raccolta di materiali.
La comunicazione qui gioca da protagonista, poiché è chiaro che è il momento che il nostro festival raggiunga l’attenzione, l’interesse e possibilmente il desiderio del pubblico di parteciparvi.
Attivare i canali di comunicazione online (sito, social, digital adv, digital pr, ecc) e offline (spot televisivi o radiofonici, affissioni, brochure, locandine), realizzare contenuti (video, immagini o altro), costruire un piano editoriale.
Attivare un ufficio stampa e organizzare, anche una conferenza, invitando giornalisti e/o stakeholder del settore che possano dare voce al nostro festival fuori.
REALIZZAZIONE e POST FESTIVAL
In prossimità dell’evento, è il momento della logistica, dell’allestimento e di tutto l’insieme dei preparativi del Festival.
Una volta che esso avrà finalmente preso il via, non è il momento di mettersi a sedere e rilassarsi, anche se è tra le cose che si tende a pensare, erroneamente, il più delle volte. Il fatto che l’evento sia avviato, non comporta smettere di dargli risonanza.
Sarà molto importante creare un racconto attraverso testimonianze day-by-day da comunicare all’esterno. Non dimentichiamoci, infatti, che questo processo servirà a trasformare i non partecipanti di oggi nei partecipanti di domani.
Oltre a questo, è il momento di sfoderare le nostre migliori doti di public relations: se abbiamo lavorato bene, probabilmente troveremo tra il pubblico persone con cui stringere relazioni.
Questi sono i momenti più potenzialmente interessanti che non dobbiamo lasciarci sfuggire. Riuscire nell’impresa significa iniziare a seminare e raccogliere, per poi mettersi in prospettiva futura di crescita.
E poi, magari, goderci un po’ lo spettacolo. O almeno provarci.
